Od czego zacząć organizację integracji w plenerze?

Przygotowania warto rozpocząć od określenia celu wydarzenia. Może nim być lepsze poznanie pracowników, powitanie nowych osób, podsumowanie projektu albo wspólne świętowanie jubileuszu. Cel wpływa na program, czas trwania i charakter spotkania.

Na początku należy ustalić:

• przewidywaną liczbę uczestników,
• termin i czas trwania wydarzenia,
• budżet obejmujący atrakcje, transport i catering,
• sposób dojazdu na miejsce,
• potrzeby żywieniowe i ograniczenia zdrowotne uczestników,
• osobę odpowiedzialną za kontakt z wykonawcami,
• termin potwierdzenia obecności.

Dobrze też od razu określić, które elementy organizuje firma, a które zewnętrzny obiekt lub agencja. Pozwoli to uniknąć sytuacji, w której żadna ze stron nie odpowiada za transport, oznaczenie terenu lub przygotowanie planu awaryjnego.

Jak wybrać aktywności dla zróżnicowanego zespołu?

Program nie powinien opierać się wyłącznie na rywalizacji albo intensywnym wysiłku. Nie każdy pracownik może lub chce brać udział w biegu, spływie czy zadaniach wymagających dużej sprawności. W ankiecie poprzedzającej wydarzenie warto zapytać o preferowany poziom aktywności, ale nie należy wymagać ujawniania szczegółowych informacji o stanie zdrowia.

Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie kilku równoległych możliwości, np. gry terenowej, warsztatów, spokojnej strefy rekreacyjnej oraz miejsca do wspólnego posiłku. Jeśli plan obejmuje zawody, organizator powinien wcześniej wyjaśnić ich zasady, przewidywany czas i poziom trudności. Każdy uczestnik powinien mieć możliwość wyboru aktywności bez presji ze strony zespołu. 

Wybrany program pozwala następnie określić, czego pracownicy będą potrzebować na miejscu. Innego wyposażenia wymaga spokojny piknik, a innego kilkugodzinna gra terenowa lub wycieczka rowerowa.

Co powinno znaleźć się w wyposażeniu uczestników i organizatorów?

Zakres wyposażenia powinien wynikać z miejsca, czasu trwania i rodzaju zaplanowanych aktywności. Zespół organizacyjny powinien mieć apteczkę, listę kontaktową, telefony do wykonawców, plan terenu oraz zapas wody. Przy większej liczbie osób przydadzą się również oznaczenia poszczególnych stref i rozpiska grup.

O potrzebnych rzeczach należy poinformować także pracowników. Przed wydarzeniem uczestnicy powinni otrzymać wskazówki dotyczące stroju, obuwia oraz ochrony przed słońcem lub deszczem. Dobrą praktyką są jednakowe koszulki z logo firmy, które podkreślą zespołowy charakter wydarzenia, ułatwią rozpoznanie uczestników i będą dobrze prezentować się na zdjęciach. W przypadku spotkania obejmującego kilka grup, lokalizacji lub aktywności warto przygotować również firmowe identyfikatory z imionami pracowników. 

Uzupełnieniem wyposażenia mogą być pakiety powitalne związane z programem spotkania. W przypadku wydarzenia plenerowego można umieścić w nich kremy z filtrem, peleryny przeciwdeszczowe lub bidony z nadrukiem. Gadżety te mogą być oznaczone logiem firmy, datą wydarzenia lub hasłem przewodnim. Najwygodniej przygotować gotowe zestawy w torbach i wręczać je uczestnikom podczas rejestracji. Usprawni to wydawanie materiałów, a pracownicy od początku będą mieli przy sobie wszystko, czego potrzebują podczas zaplanowanych aktywności. 

Jak wybrać miejsce na firmowe wydarzenie plenerowe?

Teren powinien odpowiadać liczbie uczestników i planowanemu programowi. Sama atrakcyjna lokalizacja nie wystarczy. Przed podpisaniem umowy warto sprawdzić:

• dostęp do toalet i bieżącej wody,
• zadaszoną przestrzeń na wypadek deszczu,
• miejsca zacienione i strefę odpoczynku,
• możliwość dojazdu autokarem lub transportem publicznym,
• parking i drogę dojścia z miejsca postoju,
• dostępność terenu dla osób z ograniczoną mobilnością,
• oświetlenie, jeśli wydarzenie kończy się po zmroku,
• miejsce przechowywania rzeczy uczestników,
• zasady korzystania z nagłośnienia i przygotowania cateringu.

Warto obejrzeć teren o podobnej porze dnia, w której odbędzie się impreza. Pozwoli to ocenić nasłonecznienie, poziom hałasu, odległości między strefami i rzeczywisty czas przejścia od parkingu.

Jak przygotować harmonogram wydarzenia?

Program powinien uwzględniać czas potrzebny na przyjazd, rejestrację, podział na grupy i wyjaśnienie zasad. Organizatorzy często planują atrakcje jedna po drugiej, nie uwzględniając opóźnionego transportu, kolejek przy cateringu ani czasu na przejście między punktami.

Przy kilkugodzinnym spotkaniu warto zaplanować powitanie, jedną główną aktywność, przerwę, wspólny posiłek i czas na swobodne rozmowy. Pomiędzy kolejnymi częściami należy pozostawić kilkunastominutowy bufor. Każdy uczestnik powinien wcześniej otrzymać godzinę rozpoczęcia i zakończenia, adres, wskazówki dotyczące dojazdu oraz listę rzeczy, które trzeba zabrać.