Asset management - co to jest i dlaczego staje się fundamentem sprawnego IT?

Asset management oznacza uporządkowane zarządzanie aktywami organizacji - od momentu ich zakupu, przez użytkowanie, serwisowanie i przekazywanie między pracownikami, aż po wycofanie lub utylizację. W środowisku informatycznym stosuje się również pojęcia IT asset management oraz ITAM. Obejmują one procesy związane ze sprzętem komputerowym, oprogramowaniem, licencjami, urządzeniami mobilnymi, elementami infrastruktury sieciowej oraz innymi zasobami pozostającymi pod opieką działu IT.

Nie chodzi przy tym wyłącznie o stworzenie listy komputerów, monitorów czy telefonów. Sama ewidencja odpowiada przede wszystkim na pytanie: „Co posiadamy?”. Dobrze zorganizowane zarządzanie aktywami IT pozwala pójść znacznie dalej. Pokazuje, gdzie znajduje się urządzenie, kto z niego korzysta, kiedy zostało kupione, jaką ma konfigurację, czy jest objęte gwarancją i kiedy powinno zostać wymienione. Dzięki temu firma otrzymuje pełniejszy obraz infrastruktury, zamiast zbioru niepowiązanych rekordów.

Znaczenie tego procesu rośnie wraz z liczbą pracowników, oddziałów oraz wykorzystywanych aplikacji. W organizacji posiadającej setki komputerów nawet pozornie niewielka nieścisłość może wywołać serię problemów. Urządzenie widniejące w ewidencji może znajdować się już w innym dziale, licencja przypisana do byłego pracownika może pozostawać niewykorzystana, a sprzęt przeznaczony do likwidacji nadal może być prezentowany w raportach jako aktywny. Takie błędy utrudniają zakupy, podnoszą koszty i ograniczają możliwość szybkiego przeprowadzenia audytu.

Centralne zarządzanie zasobami IT pozwala ograniczyć ten informacyjny chaos. Wszystkie osoby odpowiedzialne za sprzęt, oprogramowanie, finanse czy bezpieczeństwo korzystają z jednego źródła danych. Administrator nie musi przeszukiwać wiadomości, katalogów sieciowych i kilku arkuszy, aby ustalić historię urządzenia. Informacje o zakupie, użytkowniku, lokalizacji, naprawach i zmianach statusu mogą być dostępne w ramach jednej karty zasobu.

Asset management wspiera również planowanie kosztów. Firma może sprawdzić, które urządzenia są intensywnie wykorzystywane, które pozostają nieaktywne, a które zbliżają się do końca okresu eksploatacji. Ułatwia to przygotowanie budżetu, rozłożenie zakupów w czasie oraz uniknięcie nagłych wydatków wynikających z masowej wymiany przestarzałego sprzętu. Zamiast reagować dopiero wtedy, gdy komputer odmawia współpracy, organizacja może zaplanować jego wymianę na podstawie wieku, stanu technicznego i historii serwisowej.

Podobna zasada dotyczy zarządzania licencjami. Nieaktualne informacje o liczbie stanowisk, użytkownikach i warunkach umów mogą prowadzić zarówno do przepłacania za niewykorzystywane oprogramowanie, jak i do naruszenia zasad licencyjnych. System asset management pomaga zestawiać dane o zainstalowanych aplikacjach z posiadanymi uprawnieniami, dzięki czemu łatwiej przygotować audyt oprogramowania i odpowiednio wcześnie zareagować na niezgodności.

Jak działa oprogramowanie asset management w całym cyklu życia zasobów?

Cykl życia zasobu rozpoczyna się wcześniej, niż mogłoby się wydawać. Pierwszym etapem jest zakup albo pozyskanie urządzenia w ramach leasingu. Już wtedy pojawiają się informacje, które powinny zostać zapisane - model, numer seryjny, dostawca, cena, data zakupu, termin gwarancji, numer faktury i warunki umowy. Jeżeli dane te nie zostaną uporządkowane na początku, ich odtworzenie po kilku latach może wymagać przeszukiwania dokumentacji rozproszonej pomiędzy działem IT, księgowością i administracją.

Oprogramowanie asset management umożliwia utworzenie centralnej karty zasobu, która pozostaje z nim przez cały okres użytkowania. Do urządzenia można przypisać pracownika, dział, lokalizację, centrum kosztowe oraz dodatkowe informacje ważne dla konkretnej organizacji. Gdy komputer zostaje przekazany innej osobie albo przeniesiony do kolejnego oddziału, zmiana może zostać odnotowana wraz z datą i historią operacji.

Istotną funkcją systemu jest inwentaryzacja sprzętu IT. Może być prowadzona ręcznie, jednak w rozbudowanym środowisku znacznie większe znaczenie ma automatyczne wykrywanie urządzeń. Wbudowany skaner sieci pomaga odnajdywać komputery i inne elementy infrastruktury podłączone do firmowej sieci. Dzięki temu administrator może porównać stan faktyczny z informacjami zapisanymi w systemie i wykryć urządzenia, które nie zostały wcześniej ujęte w ewidencji.

Automatyczny audyt sprzętu komputerowego ogranicza liczbę błędów wynikających z ręcznego przepisywania danych. Pozwala także szybciej identyfikować zmiany konfiguracji, braki w dokumentacji oraz nieautoryzowany sprzęt. Jest to szczególnie ważne w organizacjach rozproszonych, gdzie użytkownicy pracują w wielu lokalizacjach, korzystają z urządzeń mobilnych albo wykonują obowiązki zdalnie.

Zarządzanie aktywami obejmuje również dokumentowanie operacji wykonywanych na sprzęcie. Przekazanie komputera pracownikowi, wypożyczenie urządzenia na określony czas, relokacja do innego oddziału czy wycofanie z użytkowania powinny pozostawiać czytelny ślad. Oprogramowanie asset management może wspierać generowanie protokołów przekazania, zwrotu, wypożyczenia oraz likwidacji. Ułatwia to pracę administratorów, ale również zapewnia większą przejrzystość odpowiedzialności za powierzony sprzęt.

Ważnym etapem cyklu życia jest utrzymanie zasobu. System może gromadzić informacje o awariach, naprawach, wymianie podzespołów i przeglądach. Jeżeli zostanie połączony z rozwiązaniem service desk, zgłoszenie użytkownika może zostać od razu powiązane z konkretnym urządzeniem. Pracownik działu IT widzi wtedy nie tylko opis usterki, lecz także parametry sprzętu, jego historię oraz wcześniejsze incydenty. Pozwala to trafniej diagnozować problemy i ocenić, czy kolejna naprawa jest uzasadniona ekonomicznie.

Ostatni etap obejmuje wycofanie urządzenia. Nie powinien on sprowadzać się do usunięcia pojedynczego wiersza z arkusza. Firma musi ustalić, czy sprzęt został sprzedany, zutylizowany, przekazany do magazynu albo przeznaczony na części. Konieczne może być również bezpieczne usunięcie danych oraz zachowanie dokumentacji potwierdzającej likwidację. Zarządzanie cyklem życia zasobów IT pozwala kontrolować te działania i zachować pełną historię nawet po zmianie statusu sprzętu.

Dzięki temu asset management staje się procesem ciągłym. Nie jest jednorazową inwentaryzacją wykonywaną przed audytem, lecz codziennym mechanizmem utrzymującym dane w aktualnym stanie. Każdy zakup, transfer, serwis i zwrot aktualizuje obraz infrastruktury, z którego mogą korzystać administratorzy, menedżerowie oraz osoby odpowiedzialne za finanse i bezpieczeństwo.

Od inwentaryzacji do automatyzacji - jak wybrać system asset management?

Dobry system asset management powinien odpowiadać na rzeczywiste procesy organizacji, a nie zmuszać ją do sztucznego dopasowywania pracy do sztywnego katalogu funkcji. Firmy posiadają różne rodzaje zasobów, struktury organizacyjne i zasady odpowiedzialności. W jednym przedsiębiorstwie kluczowe będą komputery i licencje, w innym także telefony, maszyny, wyposażenie techniczne, urządzenia pomiarowe lub specjalistyczne elementy infrastruktury.

Z tego powodu istotna jest możliwość tworzenia własnych typów zasobów i definiowania ich atrybutów. Administrator powinien móc zdecydować, jakie informacje będą przechowywane dla konkretnej kategorii. Laptop może wymagać danych o procesorze, systemie operacyjnym i gwarancji, natomiast urządzenie sieciowe - adresu IP, lokalizacji w szafie oraz daty ostatniej aktualizacji. Elastyczny system pozwala odzwierciedlić te różnice bez budowania kolejnych arkuszy pomocniczych.

Ważna jest także automatyzacja procesów IT. Oprogramowanie powinno informować o zbliżającym się końcu gwarancji, umowy leasingowej, licencji lub planowanego okresu użytkowania. Powiadomienia pozwalają reagować z wyprzedzeniem, zamiast odkrywać problem dopiero podczas kontroli albo po wygaśnięciu usługi. Podobną wartość mają raporty prezentujące strukturę zasobów, ich rozmieszczenie, koszty i statusy.

System nie powinien funkcjonować jako odizolowana wyspa. Integracja asset management z rozwiązaniami Service Desk, CMDB i innymi modułami systemu ITSM pozwala budować spójny obraz środowiska informatycznego. Zasób przestaje być wyłącznie pozycją magazynową - zostaje powiązany z użytkownikiem, usługą biznesową, historią incydentów oraz zależnościami technicznymi. Dzięki temu organizacja może analizować nie tylko to, jaki sprzęt posiada, ale również jakie znaczenie ma on dla działania poszczególnych procesów.

Dostawcą oprogramowania asset management jest między innymi Infonet Projekt SA, producent systemu OXARI. Rozwiązanie OXARI Asset Management umożliwia prowadzenie inwentaryzacji zasobów IT, śledzenie ich cyklu życia, generowanie protokołów, automatyczne wykrywanie urządzeń w sieci oraz kontrolowanie sprzętu i oprogramowania w jednym środowisku. Firma rozwija również platformę OXARI klasy ITSM, obejmującą m.in. obszary Service Desk i CMDB. Jest to odrębna linia produktowa od ITManagera - programu przeznaczonego do centralnego zarządzania komputerami, zdalnych operacji, monitoringu oraz automatyzacji infrastruktury IT.

Przy wyborze rozwiązania warto uwzględnić nie tylko liczbę dostępnych funkcji, ale też doświadczenie dostawcy i zakres wsparcia wdrożeniowego. Nawet rozbudowane narzędzie nie rozwiąże problemów organizacji, jeżeli zostanie uruchomione bez uporządkowania odpowiedzialności, statusów i sposobu aktualizowania danych. Wdrożenie powinno więc obejmować analizę obecnych procesów, migrację ewidencji, konfigurację typów zasobów oraz określenie zasad dalszego prowadzenia bazy.

Znaczenie ma również możliwość rozwoju systemu. Początkowo firma może potrzebować przede wszystkim ewidencji sprzętu komputerowego i protokołów przekazania. Z czasem pojawi się potrzeba zarządzania licencjami, integracji ze zgłoszeniami, tworzenia relacji w CMDB albo rozszerzenia bazy o kolejne rodzaje mienia. Oprogramowanie asset management powinno wspierać taką ewolucję bez konieczności rozpoczynania całego projektu od początku.

Uporządkowane zarządzanie zasobami IT przynosi korzyści, które wykraczają poza wygodę administratorów. Aktualne informacje wspierają decyzje zakupowe, ograniczają ryzyko licencyjne, ułatwiają audyty i pozwalają lepiej wykorzystywać posiadany sprzęt. Firma przestaje opierać się na wiedzy pojedynczych osób oraz dokumentach przechowywanych w wielu miejscach. Zyskuje natomiast centralny, stale aktualizowany obraz aktywów - a wraz z nim możliwość świadomego planowania kosztów i rozwoju infrastruktury.

Artykuł sponsorowany