Jak przechowywać dokumenty?

Jak przechowywać dokumenty zgodnie z literą prawa?

Przepisy prawa określają różne wymagania dotyczące okresu, przez który należy przechowywać poszczególne typy dokumentów. Ogólna zasada mówi, że dokumenty księgowe powinny być przechowywane przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego, z którym są one związane. Na przykład, dokumenty użyte do wypełnienia deklaracji PIT za rok 2012 należy przechowywać aż do końca 2018 roku.

Ile czasu należy przechowywać dokumenty?

W ramach zarządzania dokumentacją, każda firma powinna przestrzegać ustalonych okresów przechowywania dokumentów. Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe wymagają przechowywania trwałego, co oznacza, że powinny być one zachowane bezterminowo. Co więcej, istotne jest, aby księgi podatkowe i rachunkowe, wraz z dowodami księgowymi odnoszącymi się do różnych operacji finansowych – takich jak środki trwałe w budowie, pożyczki, kredyty, umowy handlowe, oraz roszczenia dochodzone w sądach czy przedawnienia – były przechowywane przez okres pięciu lat począwszy od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym określone transakcje zostały finalizowane lub przedawnione. Ponadto, dokumenty związane z rękojmią i reklamacjami należy przechowywać przez rok po wygaśnięciu okresu rękojmi lub po rozliczeniu reklamacji. W przypadku dokumentów inwentaryzacyjnych oraz dowodów księgowych, zalecany okres przechowywania wynosi również pięć lat. Na koniec, ewidencje środków trwałych i wyposażenia, zwłaszcza te podlegające amortyzacji, zaleca się zachować dłużej niż pięcioletni standard, a mianowicie do momentu upływu pięciu lat od zakończenia roku, w którym przedsiębiorca po raz ostatni dokonał odpisów amortyzacyjnych.

Ważnym aspektem jest także przechowywanie akt osobowych pracowników oraz dokumentacji płacowej. Od 2019 roku, dokumenty te powinny być przechowywane przez okres 10 lub 50 lat, w zależności od daty zakończenia pracy przez pracownika i innych czynników związanych z emeryturami oraz rentami.

Co w przypadku nieodpowiedniego przechowywania dokumentacji?

Niewłaściwe przechowywanie dokumentów z Ekoakta.pl może skutkować poważnymi konsekwencjami, w tym odpowiedzialnością karnoskarbową. Dlatego ważne jest, aby każda firma miała jasno określone procedury dotyczące przechowywania dokumentów, które są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.

W praktyce, oprócz przestrzegania okresów przechowywania, ważne jest także zapewnienie odpowiednich warunków dla przechowywanych dokumentów. Powinny one być chronione przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub dostępem nieuprawnionych osób. W tym celu firmy mogą wykorzystać zarówno fizyczne metody przechowywania, jak i elektroniczne systemy archiwizacji, które nie tylko ułatwiają organizację i dostęp do dokumentów, ale również zwiększają poziom ich bezpieczeństwa. Jeśli nie jesteś w stanie tego zrobić - warto skorzystać z usług takiej firmy jak ekoakta.pl