Jak oprogramowanie do zarządzania produkcją pomoże zaprowadzić porządki w Twojej firmie?

W jego założeniach MAYA (Most Advanced Yet Acceptable) chodzi o to, że choć ludzi pociągają rzeczy, które są inne od tego, z czym się do tej pory zetknęli, choć ich odmienność musi być akceptowalna. Inaczej mówiąc, sekret sukcesu polega tym, żeby dać klientom coś nowego, ale nie tylko nowatorskiego, by zachowali poczucie, iż mają do czynienia z czymś znajomym.

Okazuje się, że teoria R. Loewy'ego ma też dużo wspólnego z oprogramowaniem do zarządzania produkcją.

Codzienność w małej firmie produkcyjnej

Mała firma znacząco różni się od dużego zakładu produkcyjnego, dlatego wiele proponowanych rozwiązań, zaleceń optymalizacyjnych czy standardowych narzędzi po prostu się tu nie sprawdza. Rzeczywistość jest daleka od w pełni zautomatyzowanych parków maszynowych, skomputeryzowanych hal, poukładanej „pod linijkę” produkcji.

Najczęściej właściciel czy kierownik produkcji prowadzi swoje zapiski lub korzysta z plików w Excelu, gdzie wszystko planuje i organizuje. Taki misternie ułożony plan — jest to zazwyczaj kartka papieru, która albo zostaje przypięta na tablicy korkowej (a potem ktoś po niej kreśli, wprowadzając poprawki), albo co gorsza, gubi się w ferworze pracy. 

W najczarniejszym scenariuszu szef wielokrotnie zmienia zdanie, co ma być produkowane, co jest priorytetem, na ostatnią chwilę informuje o poprawkach złożonych przez klienta. W tej sytuacji pracownicy są zagubieni: nie wiedzą, co mają zrobić, a plan, nawet jeśli w założeniu był dobry, „wysypuje się”. 

Do tego dochodzą błędy wykonania, szukanie winnych, straty materiału, czasu i pieniędzy. Im więcej zamówień ma mała firma produkcyjna, paradoksalnie w tym większe tarapaty może wpaść.

Nieudane próby zmian, czyli oprogramowanie z korporacji do małego warsztatu.

W pewnym momencie organizacyjny bałagan zaczyna Ci doskwierać, dlatego zaczynasz rozglądać się za jakimś narzędziem do poukładania wszystkich tematów. Trochę poszukałeś informacji w Internecie i znalazłeś oprogramowanie do zarządzania produkcją w małej firmie. Ochoczo postanawiacie je wdrożyć. Teraz mamy chaos – myślisz sobie – ale jak tylko wprowadzimy nowy program, będzie idealnie, gdyż rozwiąże on wszystkie nasze problemy i odpowie na produkcyjne potrzeby.

Wiele osób uważa, że jeśli program miałby pomóc dosłownie we wszystkim, musi mieć w sobie jak najwięcej automatyki i być bardzo rozbudowany, czytaj skomplikowany. Dlatego kiedy widzisz taki „kombajn”, czujesz się przytłoczony. Nie za bardzo uśmiecha Ci się spędzić długie godziny na „rozpracowaniu” systemu, a decyzje o wdrożeniu są często przekładane na czas kiedy będzie mniej pracy. 

Wiele firm poddaje się już na początku, zanim jeszcze rozpoczną cały proces wdrażania programu do zarządzania produkcją. A przecież niekończące się dyskusje, analizy i konsultacje nie sprawią, że Twoja produkcja będzie zorganizowana w lepszy sposób.

Program do zarządzania produkcją, działający jak Twój wirtualny notes

Jeśli prowadzisz małą firmę produkcyjną? Nie ma potrzeby, abyś korzystał z rozbudowanego systemu, z tysiącem funkcji, który „wypluwa” ogrom danych i nie jest elastyczny. Program produkcyjny powinien być odbiciem 1:1 tego co masz faktycznie na hali, Twoim wirtualnym zdigitalizowanym notesem (a to już przecież znasz).

Ważne jest, żebyś poukładał produkcję w możliwie jak najprostszy sposób, tak jak to masz poukładane w głowie. To nie Ty masz się dostosować do programu — to program powinien dostosować się do Ciebie. To idealna ilustracja dla teorii MAYA: coś nowego (wprowadzasz komputer i prostą technologię na halę produkcyjną) i coś, co już znasz (pracę planujesz identycznie jak do tej pory, tylko zamiast na papierze robisz to np. z poziomu telefonu, tabletu czy komputera).

Wróćmy na chwilę do teorii R. Lowoey’ego: ludzie poszukują rozwiązań / produktów, które sprawiają na nich wrażenie, że są znajome, bo tylko takie dają im poczucie bezpieczeństwa. Jednak z drugiej strony ci sami ludzie łakną dreszczu emocji związanego z czymś nowym. Teoria MAYA ma zastosowanie w praktycznie każdej sferze naszego życia, można ją więc z powodzeniem zastosować przy wyborze oprogramowania do zarządzania produkcją. Takie właśnie założenie towarzyszyło twórcą Prodio — najlepszego narzędzia do zarządzania produkcją wykorzystywanego przez setki firm w całej Polsce.

Już samo przejście z papierowych zleceń na elektroniczne, rejestracja czasu pracy przez zeskanowanie QR kodu czy odbijanie się breloczkiem RFID, które zastąpi wpisywanie godzin do zeszytu to krok ku nowoczesności i niesamowite usprawnienie. Kluczem do sukcesu jest korzystanie z prostego systemu zarządzania produkcją, zamiast planować w nieskończoność i dalej opierać pracę na papierowych zleceniach. 

Nowy wdrożeniowy ład

Jeszcze jednym argumentem przemawiającym na korzyść teorii MAYA w odniesieniu do zmian w małej firmie jest etapowość. Wielu właścicieli wdrażając nowy program do zarządzania produkcją, popełnia błąd: chcą dokonać zmian na wszystkich płaszczyznach i program jest podstawą do kompleksowej reorganizacji. Chcieliby mieć nowe procedury, inaczej zbierać dane z produkcji, na nowo rejestrować zlecenia.

Nie tędy droga. Wdrożenie to raczej system małych kroków — prostota jest najważniejsza. Pozwól, aby dane produkcyjne zostały skomputeryzowane, a następnie spróbuj zaplanować pracę online. A kiedy Twoja baza danych będzie gotowa, zacznij myśleć o kolejnych usprawnieniach i bardziej zaawansowanych funkcjach.

Planowanie produkcji a potrójny efekt produkcyjnego „WOW”

Korzystając z prostego oprogramowania produkcyjnego jak np. Prodio, gdzie możesz samodzielnie postawić komputer na hali i w mniej niż 15 minut dodać pierwsze zlecenie produkcyjne zobaczysz, że jest to „najbardziej zaawansowane jednak akceptowalne” rozwiązanie. Jeśli wcześniej nie korzystałeś z takiego systemu, może nie do końca wiesz, co jest potrzebne w Twojej firmie produkcyjnej, ale pamiętaj, że dobry program powinieneś móc dostosowywać na bieżąco do Twoich potrzeb. Już od pierwszego dnia korzystania z oprogramowania powinieneś odczuć poprawę w organizacji i większy porządek.

Absolutnie podstawowymi funkcjonalnościami w małej firmie, które zagwarantują Ci „skok jakościowy”, są:

• zebranie wszystkich informacji w jednym miejscu. Nie trzeba niczego szukać „w papierach”, przerzucając z kupki na kupkę zlecenia, chodzić i pytać po zakładzie na kiedy coś ma być wykonane i w jaki dokładnie sposób. Mając gotową listę zamówień, a na niej pozycje, widać przejrzyście co, na jakim etapie wykonania jest i ILE DNI zostało do zakończenia pracy.
• wprowadzenie kontroli produkcji. Wiesz dokładnie co, kto i kiedy wykonuje, a zmiany możesz wprowadzać na bieżąco, aby plan produkcyjny był zawsze aktualny.
• usprawnienie komunikacji z halą produkcyjną. I Ty, i pracownicy mogą zostawiać komentarze. Wraz z dodawaniem kolejnych produktów masz stworzoną ich bazę, w której wszystko jest przejrzyście opisane (technologia produkcji i cenne firmowe know-how). W efekcie jest coraz mniej błędów i pomyłek. Nikt nie biega i nie pyta, jak coś ma być zrobione, bo wszystko jest podane „jak na tacy” w systemie.