CIEKAWOSTKI
Jak udostępniać poufne dokumenty poprzez VDR? Materiał partnera
Dane to coś, co obecnie jest najcenniejsze. Kiedy musimy przekazać jakiemuś podmiotowi ważne dokumenty zawierające poufne informacje należy zachować szczególną ostrożność. Coraz więcej firm, którym zależy na poufności i bezpieczeństwie przechowywanych i udostępnianych plików, decyduje się na korzystanie z VDR.
VDR to skrót od Virtual Data Room. Jest to elektroniczne repozytorium online, dzięki któremu można łatwiej poszczególne pliki udostępniać. Jeżeli szukamy czegoś jako prywatni użytkownicy i udostępniamy pliki, które nie zawierają poufnych informacji, wystarczające będą publiczne dyski i chmury jak Dropbox. Jednak w przypadku firm, gdzie większość dokumentów zawiera dane poufne, należy zachować większą ostrożność, stąd rosnąca popularność VDR.
Najwyższy stopień bezpieczeństwa
Wśród najważniejszych powodów, dla których Virtual Data Room cieszy się powodzeniem, jest łatwość udostępniania danych w wersji elektronicznej z jednoczesnym zachowaniem bezpieczeństwa. Mamy do czynienia z szyfrowaniem na takim poziomie, jaki spotykamy w bankowości elektronicznej, więc nie musimy się obawiać, że do ważnych dokumentów dostanie się ktoś nieupoważniony.
Dostęp do poszczególnych plików mają tylko te osoby, którym administrator da takie uprawnienia. To również on decyduje, jakie operacje będą możliwe. Część osób będzie mogła dokument zobaczyć, inni będą mogli go edytować lub wydrukować. Mało tego administrator w dowolnej chwili może wygenerować raport na temat tego kto i kiedy korzystał z poszczególnych dokumentów. Virtual Data Room to nie tylko zabezpieczenie przed ewentualnymi nadużyciami ze strony pracowników lub instytucji, którym udostępniamy pliki. To również ochrona przed atakami hakerskimi.
Jak to wygląda w praktyce?
VDR ma przejrzystą strukturę i możemy do niego dawać wszystkie dokumenty, jakie wiążą się z przedsiębiorstwem. Łatwo je uporządkujemy poprzez różne foldery i katalogi. Nie musimy się też obawiać, że osoba, która dostanie uprawnienia do przeglądania niektórych plików, będzie mieć wgląd także w pozostałe dokumenty. To my decydujemy o uprawnieniach. Jak już było wyżej, możemy w dowolnej chwili zrobić raporty. Przez wzgląd na wszystkie środki bezpieczeństwa, w Virtual Data Room możemy umieścić dokumenty zawierające dane osobowe pracowników, patenty, certyfikaty, plany finansowe, bilanse bądź projekty.
Korzyści VDR
Na pierwszym miejscu jest oczywiście bezpieczeństwo, które w tym przypadku jest zdecydowanie większe, aniżeli wtedy, gdybyśmy trzymali dane na dysku lub w wersji papierowej w segregatorach. W pierwszym przypadku dysk ktoś mógłby zniszczyć lub ukraść. Natomiast dokumenty w wersji papierowej łatwo się mogą zgubić, łatwo je skopiować i wynieść z firmy. Jednak warto zwrócić uwagę również na inne zalety. Zarówno my, jak i uprawnione do tego osoby, mają wgląd do plików z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. To duże ułatwienie na przykład wtedy, kiedy firma negocjuje warunki z inwestorami, chce sprzedać udziały itd. Dzięki VDR praca będzie znacznie szybsza i wygodniejsza.
Artykuł powstał we współpracy merytorycznej z https://fordata.pl/
