CIEKAWOSTKI
Jak archiwizować dokumenty zgodnie z przepisami?
Archiwizacja dokumentów to zagadnienie, które zostało szczegółowo uregulowane przez ustawodawcę. Przedsiębiorcy muszą pamiętać o terminach, ale też o odpowiednim zabezpieczeniu danych. Jak postępować, aby nie narazić się na odpowiedzialność?
Określenie terminu przechowywania dokumentów
Dokumenty dzielimy na te, które archiwizuje się okresowo i na te, które przechowujemy wieczyście. Najczęściej mamy do czynienia z dokumentami należącymi do pierwszej kategorii, w przypadku których zawsze należy określić termin przechowywania. Dzieje się tak dlatego, że w ustalonym przez ustawodawcę okresie dokumenty te mogą być wymagane, na przykład podczas kontroli. Ponadto RODO zobowiązuje nas do niezwłocznego usunięcia danych, które nie są już prawnie wymagane. Aby to zrobić, musimy wiedzieć, kiedy uległy przedawnieniu. Okres przechowywania dokumentacji jest różny i wynosi na przykład:
- 5 lat - dla większości dokumentów finansowych,
- 10 lat - dla większości akt osobowych,
- 3 lata - dla dowodów płatności cyklicznych/okresowych,
- rok - dokumenty związane z rękojmią/gwarancją.
Przez ten czas dokumentację można przechowywać w archiwach wyspecjalizowanych firm - oferta dla Sandomierza dostępna jest na: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-i-przechowywanie/sandomierz/.
Zabezpieczenie dokumentów zawierających dane chronione
Zdecydowana większość dokumentów firmowych zawiera dane chronione prawnie, które trzeba odpowiednio zabezpieczyć. Należy zrobić to tak, aby nie doszło do wycieku informacji, zniszczenia nośnika danych czy jego kradzieży. Przechowywanie dokumentacji powinno odbywać się w archiwach, które usytuowane są na terenach niezalewowych. Przedsiębiorcy muszą też zapewnić wysoki stopień ochrony przeciwpożarowej i dostęp do dokumentów jedynie osobom uprawnionym. Rozwiązaniem dla tych, którzy nie są w stanie samodzielnie zorganizować archiwum, mogą być usługi outsourcingowe. Oferta dla firm działających w Kielcach dostępna jest na: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-i-przechowywanie/kielce/. Specjaliści proponują usługi, takie jak archiwizacja dokumentów, digitalizacja czy utylizacja.
Archiwizacja dokumentów - o czym trzeba pamiętać?
Przechowywanie dokumentacji to złożone zagadnienie - z jednej strony trzeba przestrzegać obowiązujących terminów, z drugiej strony zapewnić odpowiednie warunki. Przepisy nie precyzują metod przechowywania, jednak z pomocą przychodzą nam producenci szaf, regałów i różnego typu zabezpieczeń, które warto zastosować w swoim archiwum. Trzeba też pamiętać o ważnym elemencie całego procesu, jakim jest utylizacja danych. Niszczenie dokumentów w Sandomierzu może odbywać się w siedzibie przedsiębiorstwa, ale coraz częściej zadanie to realizują wyspecjalizowane firmy. Przeważają względy bezpieczeństwa - w przypadku papieru trzeba zachować odpowiednią wielkość ścinków, natomiast inne nośniki danych wymagają profesjonalnego podejścia i nietuzinkowego postępowania. Utylizacja jest ostatnim etapem archiwizacji, dlatego nie należy o niej zapominać.
